La nómina electrónica en Colombia es el documento soporte de pago de nómina que el empleador genera y transmite a la DIAN cada mes, en formato electrónico, para soportar los pagos laborales como costo o deducción en su declaración de renta. La regula la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN y se transmite dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente al pago. Aplica a las empresas y personas que pagan salarios y quieren deducir esos pagos.
Llevar la nómina, afiliar a los empleados a la seguridad social y además transmitir la nómina electrónica puede ser un reto para cualquier pequeño empresario. Sin un departamento de recursos humanos, estos temas consumen tiempo que podrías dedicar a hacer crecer tu negocio. A eso se suman responsabilidades como:
Calcular correctamente los pagos
Liquidar la seguridad social
Reportar novedades
Cumplir con las normas tributarias
Y transmitir la nómina electrónica a la DIAN
¿Qué es la nómina electrónica?
Es la versión digital del soporte de pago de nómina. En lugar de guardar comprobantes en papel, el empleador genera un documento electrónico por cada trabajador con los devengados (salario, horas extras, auxilio de transporte, prestaciones) y las deducciones (salud, pensión, otros descuentos), lo firma digitalmente y lo envía a la DIAN para su validación.
¿Quién está obligado a reportar la nómina electrónica?
Están obligadas las personas naturales y jurídicas que realizan pagos derivados de una relación laboral y que necesitan soportar esos pagos como costo o deducción en el impuesto sobre la renta, según la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN. En la práctica, esto incluye a la mayoría de empresas y negocios con empleados formales: microempresas, cafeterías, barberías, panaderías o startups. Si tienes dudas sobre tu caso, consulta con tu contador.
¿Cómo funciona la nómina electrónica paso a paso?
Habilitación: el empleador se habilita como emisor en el servicio de nómina electrónica de la DIAN, con un software propio o de un proveedor tecnológico.
Liquidación de la nómina: se registran salarios, novedades, deducciones y bonificaciones de cada empleado.
Generación del documento: el sistema crea el documento soporte de pago de nómina electrónica por cada trabajador.
Transmisión a la DIAN: se envía dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente al pago, para su validación.
Notas de ajuste: si hay errores, se corrigen con notas de ajuste, no con un documento nuevo.
Conservación: la información queda guardada como soporte ante la DIAN.
¿Qué pasa si no emito la nómina electrónica?
La consecuencia principal es que los pagos de nómina que no estén soportados con nómina electrónica no se aceptan como costo o deducción en la declaración de renta, lo que aumenta el impuesto a pagar. Además, podrías enfrentar sanciones del Estatuto Tributario: el artículo 651 contempla multas de hasta 7.500 UVT por no entregar información o hacerlo con errores (con la UVT 2026 de $52.374, hasta $392.805.000).
Nómina electrónica DIAN con Siigo u otro proveedor: ¿qué opción elegir?
Para transmitir la nómina electrónica a la DIAN puedes usar distintos proveedores tecnológicos, como Siigo, Alegra o Symplifica.biz. Más que comparar marcas, revisa qué necesitas que haga la herramienta:
Qué revisar
Por qué importa
Transmisión y validación ante la DIAN
Es el requisito básico de la nómina electrónica.
Liquidación de novedades
Incapacidades, vacaciones, horas extras y recargos deben llegar bien calculados al documento.
La DIAN cruza la información de la nómina electrónica con tu declaración de renta. Por eso es clave que esté bien hecha y que coincida con lo que pagaste y con la seguridad social reportada en la PILA. Lo ideal es contar con asesoría contable o una plataforma que te genere la información lista.
¿Y si no tengo tiempo para esto?
Justamente para eso creamos Symplifica.biz, una solución para pequeñas empresas que necesitan cumplir con la ley sin complicarse. Desde la afiliación a seguridad social hasta la emisión de nómina electrónica, te acompañamos en todo el proceso.
La nómina electrónica es obligatoria si pagas salarios y quieres deducirlos en la declaración de renta.
Se transmite a la DIAN dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente.
Si no la emites, pierdes la deducción y te expones a sanciones.
Symplifica.biz te ayuda a gestionarlo todo, fácil y rápido.
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Preguntas Frecuentes
¿Qué es la nómina electrónica en Colombia?
Es el documento soporte de pago de nómina que el empleador genera y transmite a la DIAN en formato electrónico, para soportar los pagos laborales como costo o deducción en su declaración de renta. Se genera un documento por cada trabajador, con devengados y deducciones, firmado digitalmente.
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¿Quién está obligado a reportar la nómina electrónica?
Las personas naturales y jurídicas que hacen pagos derivados de una relación laboral y necesitan soportarlos como costo o deducción en el impuesto sobre la renta. En la práctica incluye a la mayoría de empresas y negocios con empleados formales, como microempresas, cafeterías, barberías, panaderías o startups. Si tienes dudas, consulta con tu contador.
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¿Cómo funciona la nómina electrónica paso a paso?
Primero el empleador se habilita como emisor en el servicio de la DIAN, con software propio o de un proveedor. Luego liquida la nómina, genera el documento por cada trabajador, lo transmite a la DIAN para validación, corrige errores con notas de ajuste y conserva la información como soporte.
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¿Qué pasa si no emito la nómina electrónica?
Los pagos de nómina sin soporte de nómina electrónica no se aceptan como costo o deducción en la declaración de renta, lo que aumenta el impuesto a pagar. También podrías enfrentar sanciones del Estatuto Tributario.
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¿Cuál es la multa por no entregar la información o entregarla con errores?
El artículo 651 del Estatuto Tributario contempla multas de hasta 7.500 UVT. Con la UVT 2026 de $52.374, equivale a hasta $392.805.000.
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¿Qué debo revisar al elegir un proveedor para transmitir la nómina electrónica?
Revisa que ofrezca transmisión y validación ante la DIAN, liquidación de novedades (incapacidades, vacaciones, horas extras y recargos), integración con seguridad social (PILA), notas de ajuste, y soporte y acompañamiento para resolver rechazos de la DIAN a tiempo. Verifica funciones y precios vigentes en la página oficial de cada proveedor.
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¿Qué es la nómina electrónica en Colombia?
Es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, un documento que hace parte del sistema de facturación electrónica y contiene la información de los pagos y descuentos derivados de una relación laboral. Se genera y transmite a la DIAN para su validación.
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¿Quién está obligado a generar nómina electrónica?
Según la DIAN, están obligados quienes sean contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, tengan pagos o abonos en cuenta derivados de relaciones laborales y necesiten ese documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, cuando corresponda.
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¿Tener pocos empleados me exime de reportar la nómina electrónica?
No automáticamente. Tener uno, dos o diez trabajadores no te excluye de la obligación. La DIAN estableció desde el inicio calendarios que incluían empleadores con entre 1 y 10 empleados, y la cantidad de trabajadores no es por sí sola el criterio que determina la obligación.
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¿Cada cuánto se reporta la nómina electrónica?
El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica se genera mensualmente, sin importar si los pagos son semanales, quincenales o mensuales. La información del periodo se consolida para generar el documento del mes.
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¿Debo enviar la nómina electrónica cada vez que pago el salario?
No. Aunque pagues en plazos diferentes, la información se acumula y se consolida en un único documento mensual, por lo que no tienes que reportar a la DIAN cada transferencia de salario.
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¿Qué información debe contener la nómina electrónica?
Entre otros datos: identificación del empleador y del trabajador, numeración, CUNE, valores devengados, valores deducidos, total, medio de pago, fecha y hora de generación, identificación del software y firma digital, además de otros requisitos técnicos.
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¿Cómo se corrige un error en la nómina electrónica?
La normativa permite corregir la información mediante notas de ajuste. Si el documento ya fue generado y transmitido a la DIAN, no basta con corregirlo en Excel; debes hacer el ajuste siguiendo el procedimiento correspondiente.
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¿Qué pasa si no reporto la nómina electrónica o la presento tarde o con errores?
Puede traer problemas tributarios y posibles sanciones, ya que la nómina electrónica puede servir como soporte de costos y deducciones tributarias, cuando corresponda.
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¿La nómina electrónica reemplaza el desprendible de pago?
No necesariamente. El desprendible permite al trabajador conocer cómo se calculó su pago (salario, descuentos, novedades), mientras que la nómina electrónica es el documento soporte que se genera y transmite a la DIAN según las reglas de la facturación electrónica.
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¿Las horas extra, vacaciones e incapacidades afectan la nómina electrónica?
Sí. Estas novedades deben reflejarse correctamente en la liquidación de nómina y, cuando corresponda, en el documento soporte de nómina electrónica. Si se calculan mal desde el inicio, el error se arrastra al documento.
